Od 1 stycznia 2026 r. nie można korzystać z ePUAP w sprawach podatkowych
13/03/2026
Zmiany w sposobach komunikacji z administracją publiczną wchodzą w decydującą fazę. 1 stycznia 2026 r. przynosi istotne konsekwencje dla podatników, przedsiębiorców oraz innych podmiotów niebędących podmiotami publicznymi. Od tej daty ePUAP przestaje być skutecznym kanałem składania pism w sprawach podatkowych. W praktyce oznacza to, że pisma doręczane lub wnoszone pośrednictwem ePUAP nie wywołają skutków prawnych, a organ podatkowy może je pozostawić bez rozpatrzenia. Zmiana ta dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i osób prawnych, w tym każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą.
Koniec okresu przejściowego i nowy model komunikacji
Źródłem zmian jest zakończenie okresu przejściowego we wdrażaniu systemu e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym i obowiązkowym kanałem wymiany korespondencji z organami podatkowymi oraz innymi organami administracji publicznej. Dotychczasowe rozwiązanie, jakim była platforma ePUAP, traci znaczenie w sprawach podatkowych i sprawach organów KAS. Ustawodawca zdecydowanie rozdzielił komunikację elektroniczną opartą na ePUAP od komunikacji w systemie teleinformatycznym organu, który spełnia wymogi doręczeń elektronicznych.
W praktyce oznacza to, że po tej dacie doręczanie pism drogą elektroniczną musi odbywać się zgodnie z nowymi zasadami, a wykorzystanie ePUAP – poza wyjątkami – prowadzi do realnego ryzyka nieskuteczności określonej czynności prawnej.
Co nie będzie już skuteczne po 1 stycznia 2026 r.?
Od 1 stycznia 2026 kierowanie podań, wniosków i innych pism do urzędu skarbowego lub innych organów podatkowych i organów KAS przez platformę ePUAP nie uznaje się za ich skutecznie wniesienie. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy podatnik składa dokument w postaci elektronicznej, jak i gdy organ próbuje dokonać doręczenia za pomocą tej platformy.
Zgodnie z Ordynacją podatkową, w przypadku złożenia podania w niewłaściwej formie organ nie ma obowiązku jego rozpatrzenia ani informowania strony o wadliwości czynności. Oznacza to, że podatnik może pozostawać w błędnym przekonaniu, iż dopełnił wymogu proceduralnego, podczas gdy jego sprawa nie została wszczęta lub nie wywołała żadnych skutków prawnych.
Stosownie bowiem do art. 168 § 1 ww. ustawy, podania wnosi się na piśmie lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu podatkowego. W myśl natomiast art. 169 §1b Ordynacji podatkowej, w przypadku wniesienia podania w formie innej niż wskazana powyżej, pozostawia się je bez rozpatrzenia, bez obowiązku zawiadamiania o tym wnoszącego.
Jak skutecznie komunikować się z organami podatkowymi
Po 1 stycznia 2026 r. prawnie skuteczne doręczanie i składanie pism możliwe jest wyłącznie z wykorzystaniem przewidzianych prawem kanałów. Są to:
system e-Doręczeń – poprzez adres do doręczeń elektronicznych przypisany do doręczeń elektronicznych organu podatkowego,
pośrednictwem konta w dedykowanym systemie teleinformatycznym organu, takim jak e-Urzędzie Skarbowym lub PUESC w sprawach celno-skarbowych,
tradycyjnie – w formie papierowej, pośrednictwem operatora pocztowego albo osobiście w siedzibie organu podatkowego.
Wybór kanału ma kluczowe znaczenie dla skutecznego złożenia pisma. Ustawodawca jasno wskazuje, że e doręczenia stanowią podstawowy mechanizm komunikacji elektronicznej z administracją, a wykorzystaniem ePUAP nie można już zastępować tego rozwiązania.
Wyjątki od zasady – przepisy szczególne
Nie każda sprawa podatkowa zostaje objęta nowym reżimem. Nadal obowiązują przepisy szczególne, które dopuszczają lub wręcz przewidują ePUAP jako obowiązkowy środek wnoszenia dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim informacji i deklaracji związanych z podatkami lokalnymi, takimi jak podatek od nieruchomości, podatek rolny czy leśny.
W tym zakresie dotyczy informacji składanych na urzędowych formularzach (np. IN-1, DN-1), które w dalszym ciągu mogą być przekazywane pomocą środków komunikacji elektronicznej także pośrednictwem platformy ePUAP. Podstawą jest tu odrębna podstawa prawna, wynikająca z regulacji dotyczących podatków lokalnych i aktów wykonawczych.
Skutki dla podatników i pełnomocników
Zmiana ta jest szczególnie istotna dla profesjonalnych pełnomocników, w szczególności doradców podatkowych, ale również dla samych podatników. Błąd w wyborze kanału komunikacji może prowadzić do utraty prawa do wniesienia środka zaskarżenia, niezachowania terminu lub bezskuteczności czynności prawnej.
W praktyce oznacza to konieczność weryfikacji, czy dany podmiot posiada aktualny adresu do doręczeń elektronicznych, a także czy konta w systemach takich jak e urzędzie skarbowym są aktywne i prawidłowo skonfigurowane. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i osób prawnych, w tym spółek i innych jednostek organizacyjnych.
ePUAP a relacje z innymi organami
Warto podkreślić, że opisywane zmiany dotyczą wyłącznie relacji z organów podatkowych oraz organów kas. Komunikacja z sądami czy innymi instytucjami może podlegać odmiennym zasadom, a ePUAP wciąż bywa wykorzystywany w kontaktach z innymi elementami administracją publiczną. Nie zmienia to jednak faktu, że w sprawach podatkowych rola ePUAP zostaje istotnie ograniczona.
Papier nadal dopuszczalny
Pomimo silnego nacisku na komunikacji elektronicznej, ustawodawca zachował możliwość działania w postaci papierowej. Pisma można nadal składać w formie papierowej, zarówno listownie, jak i osobiście. Dla części podatników – zwłaszcza w mniejszych miejscowościach lub w sprawach nieruchomości – pozostaje to rozwiązanie bezpieczne i przewidywalne.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2026 r. korzystanie z ePUAP w sprawach podatkowych – poza wąskimi wyjątkami – nie będzie już dopuszczalne. Obowiązkowy środek komunikacji elektronicznej stanowią e-Doręczenia oraz dedykowane systemy resortowe. Zlekceważenie tej zmiany niesie realne ryzyko negatywnych konsekwencji procesowych. Dlatego każdy podatnik, przedsiębiorca i pełnomocnik powinien już teraz dostosować swoje procedury, aby zapewnić skuteczne doręczanie i odbiór korespondencji oraz prawidłowe korzystanie z dostępnych usług administracji.
autor: Andrzej Nowak
Prezes zarządu KPAN, doradca podatkowy
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
Więcej z naszego bloga
