Przedsiębiorco czy musisz założyć skrzynkę do e-doręczeń?
25/03/2025
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to nowoczesny system umożliwiający elektroniczne przesyłanie oficjalnej korespondencji między urzędami, instytucjami publicznymi, organami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego a przedsiębiorcami oraz obywatelami – można go nazwać odpowiednikiem listu poleconego
Ich funkcjonowanie zostało uregulowane w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ustawa była kilkukrotnie nowelizowana, a terminy obowiązków z niej wynikających zmieniane.
System ten ma zastąpić tradycyjną formę korespondencji poleconej, zapewniając jednolitą, bezpieczną i oficjalną formę komunikacji z administracją publiczną.
E-Doręczenia działają w oparciu o specjalną skrzynkę e-Doręczeń, która funkcjonuje podobnie jak poczta elektroniczna, ale zapewnia prawną moc równą tradycyjnej przesyłce poleconej. Każda wiadomość nadana za pomocą tego systemu jest opatrzona urzędowym potwierdzeniem odbioru (UPO), co gwarantuje jej skuteczność prawną.
W niniejszym artykule przyjrzymy się obowiązkom wynikającym z tej ustawy dla przedsiębiorców. Omówione zostaną przede wszystkim:
-kto ma obowiązek wdrożenia e-doręczeń
-terminy, w których dane podmioty obowiązane są do założenia skrzynki e-doręczeń lub dodania adresu,
-jakie kroki trzeba podjąć celem utworzenia adresu do e-doręczeń elektronicznych i wpis adresu.
Odpowiemy na główne pytanie, czyli przedsiębiorco czy musisz założyć skrzynkę do e-doręczeń?
Cel wprowadzenia e-Doręczeń – doręczeń elektronicznych.
Skrzynka e-Doręczeń to cyfryzacja administracji publicznej oraz ułatwienie komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami. System ma usprawnić proces doręczenia korespondencji w formie elektronicznej i zmniejszyć koszty związane z tradycyjnymi przesyłkami pocztowymi, listami poleconymi.
Głównym celem wprowadzenia e-doręczeń jest usprawnienie i przyspieszenie komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami oraz obywatelami. Cyfrowe doręczenia eliminują potrzebę drukowania dokumentów i korzystania z usług pocztowych, co zmniejsza koszty administracyjne.
Kolejnym istotnym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów. E-doręczenia pozwalają na zweryfikowanie nadawcy i odbiorcy, co ogranicza ryzyko fałszowania korespondencji i utraty ważnych pism. System gwarantuje też archiwizację dokumentów oraz automatyczne generowanie potwierdzeń odbioru.
Wdrożenie e-doręczeń jest także odpowiedzią na potrzeby cyfryzacji administracji publicznej, co wpisuje się w ogólnoeuropejski trend przechodzenia na cyfrowe formy komunikacji. Zarówno osoby fizyczne jak i prawne będą musiały posiadać skrzynkę do e doręczeń.
Kluczowe korzyści dla przedsiębiorców to:
-skrócenie czasu oczekiwania na korespondencję urzędową,
-pewność doręczenia dokumentów,
-możliwość odbioru korespondencji z dowolnego miejsca na świecie,
-większe bezpieczeństwo komunikacji i brak ryzyka zagubienia dokumentów.
Terminy obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń dla przedsiębiorców.
Obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń będzie wdrażany etapowo. Harmonogram przedstawia się następująco:
Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Od 1 stycznia 2025 r. – nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Krajowym Rejestrze Sądowym muszą posiadać adres do e-Doręczeń od momentu założenia działalności. Przedsiębiorcy będą musieli założyć adres w momencie składania wniosku do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
Od 1 października 2026 r. – w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przed 1 stycznia 2025 r. zobowiązanych do posiadania skrzynki e-Doręczeń.
Od 1 lipca 2025 r. – w przypadku CEIDG przedsiębiorcy zarejestrowanego, jeśli przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG dokona aktualizacji danych w CEIDG po tej dacie, musi jednocześnie uzyskać adres e-Doręczeń.
Wyróżnić, jako osobną grupę, należy również osoby fizyczne zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli:
– adwokata,
– radcę prawnego,
– doradcę podatkowego,
– doradcę restrukturyzacyjnego,
– rzecznika patentowego,
– notariusza.
Tę grupę należy wyróżnić z tego powodu, iż poza skrzynką do e-doręczeń elektronicznych, dla przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, będą mieli obowiązek posiadania adresu również jako osoby wykonujące zawody zaufania publicznego.
Przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym mają nieco inne terminy:
Od 1 kwietnia 2025 r. – obowiązek dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego przed 2025 r.
Od 1 stycznia 2025 r. – nowo rejestrowane podmioty w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Łatwiejszym może okazać się zaprezentowanie harmonogramu w formie tabeli.
Dla osób, dla których taka forma jest wygodniejsza, wskazujemy terminy w tabeli.
PODMIOTY NIEPUBLICZNE | |
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: · adwokata, · radcy prawnego, · doradcy podatkowego, · doradcy restrukturyzacyjnego, · rzecznika patentowego, · notariusza. | Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy). | |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy). | Od 01.04.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy) | Od 01.07.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy) | Od 01.10.2026 r. |
Terminy obowiązkowego wdrożenia e-doręczeń dla podmiotów publicznych
-skrócenie czasu oczekiwania na korespondencję urzędową,
-pewność doręczenia dokumentów,
-możliwość odbioru korespondencji z dowolnego miejsca na świecie,
-większe bezpieczeństwo komunikacji i brak ryzyka zagubienia dokumentów.
Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, podmioty publiczne są zobowiązane do stopniowego wdrażania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych. Harmonogram wprowadzania tego obowiązku przedstawia się następująco:
Od 1 stycznia 2025 roku: Obowiązek stosowania e-doręczeń obejmuje:
– Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).
– Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych wraz z zarządzanymi przez niego funduszami oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
– Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
– Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk wraz z tworzonymi przez nią jednostkami organizacyjnymi, państwowe i samorządowe instytucje kultury, a także inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
– Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).
– Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).
Od 1 października 2029 roku: Obowiązek stosowania e-doręczeń rozszerza się na:
– Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).
– Sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania oraz Służbę Więzienną (art. 155 ust. 7 ustawy).
Powyższe terminy wskazują na stopniowe wdrażanie e-doręczeń w administracji publicznej, co ma na celu usprawnienie komunikacji oraz zwiększenie efektywności procesów administracyjnych. Warto o tym pamiętać jako przedsiębiorcy, ponieważ może to wpłynąć na komunikację z podmiotami publicznymi.
Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń?
Proces rejestracji skrzynki do e-Doręczeń jest stosunkowo prosty i przebiega przez platformę ePUAP lub serwis gov.pl. Wymagane kroki to:
1. Zalogowanie się na stronie gov.pl.
2. Wypełnienie formularza rejestracyjnego.
3. Weryfikacja tożsamości za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
4. Oczekiwanie na potwierdzenie aktywacji skrzynki, bazy adresów elektronicznych
Po zakończeniu procesu każdy przedsiębiorca otrzyma swój unikalny adres do e-Doręczeń, który będzie wykorzystywany do kontaktu z urzędami.
Konsekwencje braku skrzynki e-Doręczeń – potwierdzenie odbioru.
Niedopełnienie obowiązku posiadania skrzynki e-Doręczeń może skutkować problemami w komunikacji z administracją publiczną. Dokumenty urzędowe będą uznawane za skutecznie doręczone, nawet jeśli przedsiębiorca ich nie odczyta. Nastąpi automatyczny odbiór korespondencji urzędowej. Może to prowadzić do sytuacji, w której np. decyzje podatkowe, wezwania czy inne ważne pisma zostaną uznane za doręczone bez faktycznego odbioru.
Ponadto brak dostosowania się do wymogu może skutkować dodatkowymi konsekwencjami:
– koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień przed organami administracji publicznej, organami ściągania,
– sankcjami za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy, które zostaną również wprowadzone.
Podsumowanie
Wprowadzenie e-Doręczeń to kolejny krok w cyfryzacji administracji publicznej. Przedsiębiorcy powinni już teraz zapoznać się z nowymi obowiązkami i przygotować się na wdrożenie systemu. Obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń będzie wprowadzany stopniowo, ale warto już teraz zadbać o jej aktywację, aby uniknąć problemów z komunikacją z urzędami.
Przedsiębiorco musisz zatem założyć skrzynkę do e-doręczeń i masz obowiązek korzystania z niej, co najmniej w terminach wskazanych przez ustawodawcę. Terminy te są różne, w zależności od formy prawnej wykonywanej działalności oraz terminu rejestracji bądź zmiany danych.
Chcesz omówić swoją sytuację z doradcą podatkowym? Wypełnij formularz poniżej – oddzwonimy do Ciebie.
Zostaw kontakt do siebie
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 8:00 do 17:00
Więcej z naszego bloga
