Mogą być problemy z fakturą wystawioną w KSEF, gdy pracownik wystawiający dokument odchodzi z pracy.
09/03/2026
Od 1 lutego 2026 r. rzeczywistość rozliczeń VAT w Polsce zmienia się zasadniczo. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje zdecydowaną większość przedsiębiorców, a wystawianie e faktur przestaje być wyborem technologicznym, a staje się obowiązkiem prawnym. Wraz z tą zmianą pojawia się jednak nowy typ ryzyka – nie tyle podatkowego, ile organizacyjnego.
Coraz częściej pojawia się pytanie: czy odejście pracownika odpowiedzialnego za wystawianie faktur może sparaliżować firmę? Odpowiedź brzmi: tak, i to w sposób bardziej dotkliwy, niż wielu przedsiębiorców zakłada. W systemie KSeF faktura nie istnieje bowiem poza systemem. A to oznacza, że brak odpowiednich uprawnień albo błędne zarządzanie dostępami może uniemożliwić wystawienie dokumentu sprzedażowego, a nawet odbieranie faktur zakupowych.
Poniższy artykuł wyjaśnia, gdzie powstaje problem, jakie są jego skutki podatkowe oraz jak przedsiębiorcy powinni przygotować się na sytuację, gdy osoba obsługująca ksef faktura przestaje być pracownikiem firmy.
1. KSeF – zmiana nie tylko technologiczna, ale prawna
Krajowy System e Faktur to centralny system teleinformatyczny ministerstwa finansów służący do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ich odbierania oraz przechowywania. System e faktur KSeF wprowadza zupełnie nową logikę obrotu dokumentami sprzedażowymi.
Faktury wystawiane nie są już dokumentami tworzonymi wyłącznie w systemach księgowych przedsiębiorcy. Dokument powstaje dopiero wtedy, gdy zostanie przesłany do systemu KSeF i zaakceptowany przez platformę.
Zgodnie z ustawą o VAT:
Art. 106na [Wystawianie i otrzymywanie faktur] – ustawy o podatku od towarów i usług
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Oznacza to, że samo wygenerowanie dokumentu w formacie PDF albo w formie elektronicznej w systemie księgowym nie powoduje skutków podatkowych. Dopiero numer KSeF potwierdza istnienie faktury.
2. Czym różni się faktura w KSeF od tradycyjnej faktury?
Dotychczas przedsiębiorcy mogli wystawić fakturę:
w formie papierowej,
w postaci papierowej wysłanej pocztą,
w formacie PDF,
w dowolnej strukturze systemowej.
Obecnie faktur ustrukturyzowanych nie można traktować jak zwykłych plików. Dokument musi odpowiadać strukturą logiczną FA oraz zostać zapisany w formacie XML zgodnym z wymaganiami krajowego systemu e.
Każda faktura zawiera pola obowiązkowe określone przez ministerstwa finansów. Jeśli struktura logiczna nie zostanie zachowana – faktura nie zostanie przyjęta przez system.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może już „awaryjnie” wystawić dokumentu poza systemem, jeśli posiada obowiązek wystawiania faktur pośrednictwem KSeF.
3. Kto może wystawiać faktury w systemie?
Kluczowy przepis w kontekście odejścia pracownika stanowi regulacja dotycząca podmiotów uprawnionych.
Art. 106nb [Krajowy System e-Faktur, podmioty uprawnione] – ustawy o podatku od towarów i usług
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
podatnik,
podmioty wskazane przez podatnika,
podmioty, o których mowa w art. 106c,
osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.
Przepis ten ma fundamentalne znaczenie praktyczne. System KSeF działa wyłącznie na podstawie nadanych uprawnień. Nie każdy pracownik może wystawić fakturę w imieniu podatnika — musi zostać wskazany jako podmiot uprawniony.
4. Problem zaczyna się przy zarządzaniu uprawnieniami
W wielu firmach wdrożenia KSeF przebiegały w pośpiechu. W pierwszej kolejności przedsiębiorcy koncentrowali się na integracji systemów księgowych, nie zaś na polityce dostępów.
Częsty scenariusz wygląda następująco:
firma nadaje uprawnienia jednej osobie,
pracownik księgowości obsługuje wystawianie faktur sprzedażowych,
tylko on posiada dostęp do aplikacji podatnika KSeF.
Gdy taka osoba odchodzi z pracy, pojawia się realny problem – nikt inny nie ma możliwości wystawić fakturę ani nawet odbierać dokumentów od kontrahenta.
System nie rozpoznaje organizacji jako struktury personalnej. Rozpoznaje wyłącznie konkretne identyfikatory użytkowników.
5. Skutki odejścia pracownika – ryzyko operacyjne i podatkowe
Brak dostępu do systemu KSeF może spowodować:
brak możliwości wystawiania faktur,
brak możliwości przesyłania dokumentów,
brak odbierania faktur zakupowych,
opóźnienia w rozliczeniach VAT,
problemy po stronie nabywcy.
Jeżeli sprzedawca nie może wystawić faktury dokumentującej dostawie towarów lub świadczeniu usług, narusza obowiązek wynikający z ustawy o VAT.
W konsekwencji mogą pojawić się sankcje podatkowe oraz konieczność składania wyjaśnienia organom podatkowym.
6. Dlaczego faktura „lokalna” nie rozwiązuje problemu?
W przypadku problemów przedsiębiorcy często próbują wrócić do wcześniejszych praktyk – wystawić dokument w postaci papierowej lub w formacie PDF.
Jednak przy obowiązku korzystania z KSeF faktura wystawiona poza systemem nie wywołuje skutków przewidzianych ustawą. Nie powstaje numer KSeF, a dokument nie zostaje uznany za fakturę VAT.
Dla fiskusa oznacza to, że faktura nie istnieje.
7. Tryb online i tryb offline – kiedy można z niego skorzystać?
Ustawodawca przewidział trybie offline możliwość wystawiania faktur w sytuacjach technicznych awarii systemu KSeF. Nie dotyczy to jednak sytuacji organizacyjnych przedsiębiorcy.
Jeżeli brak dostępu wynika z odejścia pracownika lub błędnego zarządzania uprawnieniami – nie można powołać się na tryb offline.
8. Samofakturowanie i wystawianie faktur w imieniu podatnika
Dodatkowe komplikacje pojawiają się w ramach samofakturowania.
Art. 106d [Podmioty uprawnione do wystawiania faktur] – ustawy o podatku od towarów i usług
Podmiot (…) nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury (…).
Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia.
Jeżeli uprawnienia były przypisane konkretnej osobie fizycznej, jej odejście może automatycznie zablokować cały proces fakturowania.
9. Data wystawienia i moment otrzymania faktury
W systemie e faktur KSeF data wystawienia nie zawsze pokrywa się z momentem sporządzenia dokumentu w systemie księgowym.
Faktura zostaje wystawiona dopiero w chwili jej przesłania i przyjęcia przez system. Jeśli przedsiębiorca utraci dostęp – nie może skutecznie udokumentować transakcji.
To szczególnie istotne przy rozliczeniach miesięcznych i ustalaniu łącznej wartości sprzedaży.
10. Stałe miejsce prowadzenia działalności a dostęp do KSeF
Problemy pojawiają się także u podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju. Często dostęp do systemu posiada jedna osoba delegowana.
Jej odejście może oznaczać brak możliwości działania całego oddziału.
11. Jakie obowiązki ma podatnik?
Podatnika obciąża obowiązek:
zapewnienia ciągłości wystawiania faktur,
właściwego nadawania uprawnień,
kontrolowania dostępu pracowników,
aktualizacji danych w systemie KSeF.
Organ podatkowy nie bada przyczyn organizacyjnych – ocenia jedynie, czy faktury wystawione zostały zgodnie z przepisami.
12. Jak zabezpieczyć firmę przed problemem?
Wdrożenia KSeF powinny obejmować nie tylko integrację techniczną, lecz także procedury organizacyjne:
nadanie uprawnień kilku pracowników,
wskazanie podmiotu zewnętrznego (np. biura rachunkowego),
procedury odbierania uprawnień,
dostęp właściciela jako administratora.
13. Co zrobić, gdy problem już wystąpił?
W przypadku problemów należy w pierwszej kolejności:
odzyskać dostęp poprzez profil podatnika,
nadać nowe uprawnienia,
udokumentować okres braku dostępu,
14. Wnioski – KSeF zmienia odpowiedzialność przedsiębiorcy
Krajowy system e faktur nie jest wyłącznie narzędziem cyfrowym. To system prawny, w którym faktura istnieje tylko wtedy, gdy funkcjonuje w systemie.
Odejście pracownika odpowiedzialnego za wystawianie faktur może realnie zablokować działalność gospodarczą – nie dlatego, że firma nie sprzedaje, lecz dlatego, że nie może formalnie udokumentować transakcji.
Dlatego od 1 lutego 2026 r. zarządzanie uprawnieniami w KSeF staje się elementem compliance podatkowego na równi z prawidłowym rozliczeniem VAT. Przedsiębiorcy, którzy potraktują ten aspekt wyłącznie technicznie, mogą szybko przekonać się, że problem z dostępem do systemu oznacza problem z legalnym wystawieniem faktury.
autor: Andrzej Nowak
Prezes zarządu KPAN, doradca podatkowy
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
Więcej z naszego bloga
